Ytera

Étude de cas

JANVIER 2023

Cartographie des achats à l’échelle d’un territoire

Réalisation d’une cartographie des achats et mise en place d’indicateurs "Achats responsables" à l’échelle d’un territoire

Client :

Notre client, une Communauté urbaine, a une connaissance limitée de ses achats (pas de référentiel, pas d’outil commun). Il souhaite doter ses élus, dirigeants et acheteurs d’une cartographie de ses achats. Entre autres objectifs poursuivis :

  • Disposer d’une vision précise des procédures, marchés et dépenses
  • Prioriser les segments à forts enjeux notamment du point de vue RSE
  • Élaborer des stratégies, identifier des opportunités de mutualisation des achats
  • Répondre aux attentes et obligations en matière de reporting

Plusieurs autres acteurs locaux sont intégrés à la démarche (Centres hospitaliers, CCAS, CROUS, bailleur social …) afin de réaliser une cartographie complète de la dépense publique sur le territoire.

Objectifs :

  • Elaborer une nomenclature Achats à une maille « idoine » (ni trop « fine », ni trop « large »), en cohérence avec le marché Fournisseurs et la typologie des achats ;
  • Collecter et formater les données de la Communauté urbaine et de différents acteurs du territoire
  • Intégrer ces données dans notre outil de « data visualisation ».
  • Mesurer la contribution de la Commande publique aux politiques publiques définies à l’échelle du territoire (ex : taux de recours à des opérateurs économiques du territoire, destination géographique de la dépense …) ;
  • Identifier clairement les segments d’achats stratégiques en orientant prioritairement les efforts pour gagner en efficience (Impacts Qualité, Coûts, Délais, RSE et Innovation) ;
  • Mettre en place les stratégies d’achat en prenant en compte la complexité de mise en œuvre des actions de progrès, vers des achats plus responsables notamment (positionnement sur une matrice de Kraljic) ;
  • Définir et suivre des indicateurs de pilotage pérennes

Moyens :

  • Cadrage et collecte des données sur les derniers exercices
  • Parangonnage des pratiques au sein de structures comparables
  • Catégorisation des achats et formalisation d’une nomenclature Achats structurée
  • Mise en qualité et valorisation de la donnée
  • Mise à disposition d’une cartographie dynamique Achats/Marchés/Procédures sur l’outil décisionnel Achats OPC© (et son ETL intégré), permettant de visualiser la donnée sous forme d’indicateurs dynamiques. Certains sont connectés aux bases de données publiques (INSEE, SIRENE, data.gouv.fr) via leurs API.
  • Ateliers de travail multi-parties prenantes sur les référentiels communs et les indicateurs à piloter
  • Analyse de la donnée selon les indicateurs qualitatifs et quantitatifs disponibles dans OPC à l’aune des enjeux. De nombreux axes d’analyse sont possibles : Directions/Services bénéficiaires des achats, familles/catégories/segments d’achat, niveaux de mutualisation, profils d’opérateurs économiques, localisation géographique des opérateurs économiques, clauses sociales et environnementales…
  • Perspectives et préconisations :
    • Qualification des segments stratégiques
    • Elaboration de stratégies achats sur segments stratégiques

Résultats :

  • Cartographie des procédures, marchés et dépenses « complète » sur les trois derniers exercices, notamment sous l’angle « achats responsables » croisant les données de plusieurs donneurs d’ordres publics d’un même territoire. Possibilité de manipuler les indicateurs et les filtres d’analyse. Principaux types d’indicateur proposés « en standard » :
    • Cartographie des procédures et marchés, par direction/service bénéficiaire, par famille/segment d’achat, par type de procédures
    • Part des procédures et marchés contenant des clauses sociales et environnementales, des dispositions favorisant le recours aux PME ou à l’innovation…
    • Évolution et répartition de la dépense (mandats) par famille/catégorie/segment d’achat, par Direction/Service bénéficiaire
    • Profil des fournisseurs (localisation géographique, catégorie d’entreprises …) par segment d’achats
    • Répartition des achats sur/hors marché, et par niveau de mutualisation
  • Schéma de recommandations exhaustif, comprenant :
    • Recommandations quant aux opportunités de mutualisation « interne » ou « externe »
    • Recommandations quant au juste recours aux centrales d’achats
    • Recommandations quant aux évolutions de pratiques (ex : Recours aux procédures avec négociation) et aux objectifs de recours aux TPE/PME
    • Recommandations quant aux objectifs de recours aux entreprises locales (Notamment sur les familles d’achats pour lesquelles une volonté politique forte est affirmée (ex : Denrées alimentaires, réemploi)
    • Identification des enjeux liés à la mise en œuvre d’une nouvelle nomenclature des achats, pour un meilleur pilotage de la dépense et une computation « dynamique » des seuils



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